Espace adhérent : Parce que vous le codez bien…

 

Voilà plus d’un an que nous avons fait le choix, suite à des demandes de familles, de faire évoluer notre site internet avec :

• Un espace adhérent pour chaque famille pour que vous puissiez retrouver les informations facilement : Rendez-vous pour le départ, reste à solder, livret de voyage, récapitulatif des réservations…
• Une automatisation des places disponibles (auparavant manuelle) pour permettre, le soir, le week-end, à tout moment de voir en temps réel s’il reste des places pour procéder à une inscription

Il était temps… Notre culture du net amenait à le rendre indispensable. Evasoleil est une petite association qui a toujours cherché à progresser dans le domaine pédagogique mais parfois à la traine au niveau des nouvelles technologies…

Nous tenions à faire cet article pour raconter nos péripéties, nos galères et par conséquent « vos » galères, chers adhérents, au moment des inscriptions 2023. Pour nous excuser, d’abord, puis pour que tout le monde comprenne… et surtout pour mettre en valeur le travail de 2 ingénieurs qui nous ont sauvés de cette impasse du début de cette année.

Le début du projet en un mot

Une agence web avait réalisé le site internet d’Evasoleil en 2015. L’agence avait alors été très à l’écoute pour réaliser un site moderne, dynamique, qui permette aux enfants, aux jeunes et à leurs parents de découvrir nos séjours si particuliers. Ils ont fait un super boulot à l’époque.

C’est donc avec toute logique que nous leur demandons il y a un an 1/2 de réaliser ces extensions de compte adhérent et de gestion automatisée de places disponibles. Quelques réunions suffisent (nous croyions !) à tout prévoir. L’agence prend du retard, et la première version du site est réalisée au plus mauvais moment de l’année pour nous. Nous ne pouvons pas la tester correctement. Il est mis en ligne finalement avec de nombreux bugs…

La saison des inscriptions 2023 démarre

Peu de temps après un nouveau travail en commun pour tenter de corriger tous les bugs, nous apprenons que notre agence web ferme…

Nous cherchons alors une autre agence pour réparer et mettre en fonction le site internet. Plus de 5 agences et plusieurs freelances se succèdent en vain : soit le devis est énorme, soit le délai est incompatible avec notre calendrier d’inscriptions, soit nous n’avons pas confiance dans l’interlocuteur, soit l’agence nous dit de tout recommencer… Bref, nous démarrons la nouvelle saison avec un site plus que bancal… Sans solution.

Nous prévenons les parents, passons notre temps à nous excuser, bidouiller… Chaque inscription nous prend un temps fou, et on imagine que certaines familles abandonnent en cours de route… Le site refuse certaines inscriptions en fonction de l’âge de l’enfant, indique que tout est payé dès le versement de l’acompte, la gestion des places disponibles indique n’importe quoi, nous ne connaissons pas les options de transports réservées…

Un appel d’une famille qui va tout changer

Sylvain a pris l’habitude de gérer tous les bugs du site et de guider tant bien que mal les familles dans leurs démarches d’inscriptions. Il a développé peu à peu des astuces plus ou moins savantes pour contourner les bugs du site. Son temps de travail a décuplé, et sans solution à l’horizon.

Le téléphone sonne un matin d’avril. C’est une maman de plus qui ne comprend rien au site internet. Son inscription comporte des erreurs. Sylvain s’excuse, essaye de la guider, et exprime par téléphone ses difficultés à gérer certains bugs. La maman lui demande plus de précisions sur la situation et signale que son fils travaille dans ce domaine. Sylvain donne à l’ancienne adhérente ses coordonnées personnelles pour que son fils le rappelle. Sans trop y croire. Rappelons que 5 agences web avaient jeté l’éponge. Le travail est très spécialisé, compliqué. Tout est codé sur mesure pour Evasoleil, il faut donc comprendre comment les premiers développeurs ont pensé pour corriger leurs erreurs…

Le premier contact avec nos sauveurs

Le téléphone sonne quelques heures après. C’est Maxim, le fils de l’adhérente… Sylvain et lui prennent un rendez-vous rapide en visioconférence pour présenter en détails le site, le projet, les erreurs et bugs à corriger.

Les 2 jeunes ingénieurs présents à la réunion sont très à l’écoute. Ils comprennent tout rapidement, prennent les notes et terminent la visio par : « Ne vous inquiétez pas, on va s’en occuper très vite ».

La suite, Sylvain n’y croyait plus. Le devis (très raisonnable) arrive vite. Maxim et Théo travaillent très vite et bien. De nombreux bugs sont corrigés chaque jour. Ils corrigent, améliorent même le projet, sont disponibles par téléphone, par mail et en quelques petites semaines corrigent tout !

Bien entendu, certaines corrections ne peuvent pas être rétroactives. Laure, Sylvain reprennent plusieurs centaines d’inscriptions pour corriger manuellement certaines informations. Mais c’est la sortie d’une longue période difficile pour nous et les adhérents.

Nous tenions absolument à remercier les efforts, et la compétence de Maxim et Théo et les mettre à l’honneur aujourd’hui dans cet article. Nous tenions aussi à remercier la patience de toutes les familles qui ont souvent bataillé lors de leurs inscriptions en ligne. Nous remercions par avance toutes les familles de nous tenir au courant si des erreurs subsistent encore dans leurs espaces adhérents.

Et nous sommes confiants (enfin !) pour la suite de la gestion du site internet d’Evasoleil. Opus International a toute notre confiance !

Voici une présentation de leur agence de marketing digital : Opus International

Opus International est une agence de marketing digital et de vêtements personnalisés.

Basée au cœur de La Rochelle, Opus International vous propose les services suivants :

• Développement web (site vitrine & e-commerce)
• Développement d’applications (intégration d’API, automatisation, plugins WordPress personnalisés, etc.)
• Référencement SEO
• Campagnes Google Ads, Meta Ads (Instagram/Facebook).
• Marketing digital (portail client, gestion des réseaux sociaux, e-brochure, etc.)
• Hébergement (label Vert Volt, haut débit, 100% français)
• Vêtements personnalisés (vêtements imprimés ou brodés à l’image de votre entreprise)

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