Conditions d’inscription

Nous renseignons pour chaque séjour les disponibilités en fonction des dates. L’inscription est définitive (après paiement de l’acompte) lorsqu’elle est validée par l’association (maximum 2 jours ouvrés), et renseignée dans l’espace adhérent.

Lorsqu’une pre-réservation est effectuée sans versement de l’acompte, elle est maintenue pendant 7 jours pendant lesquels la place est réservée. Après 7 jours, la place est à nouveau libérée. La validation de l’inscription sera effective dès réception de l’acompte (voir modalités de règlement ci-dessous).

L’association se réserve le droit de refuser l’inscription d’un ancien adhérent (enfant, jeune ou représentant légal) dont le comportement n’a pas été adapté.

Les Tarifs

L’association n’étant pas soumise à la TVA, aucune taxe n’est ajoutée au prix du séjour ou de la formation. Les activités et séjours de l’association étant exclusivement réservés aux adhérents, seul le montant de la cotisation annuelle (fixé à 12 euros par adhérent, 60 euros pour les personnes morales) et le transport ne sont pas compris dans le prix du séjour. Les tarifs des séjours indiqués comprennent l’ensemble des activités et animations, l’encadrement des mineurs, la pension complète, l’assurance de responsabilité civile comme décrit ci-après et les frais de dossier. Le tarif du transport aller/retour comprend la prise en charge complète de l’enfant entre le point de rendez-vous et le centre de vacances indiqué sur le descriptif du séjour. Les tarifs ne comprennent pas d’assurance complémentaire ni l’argent de poche. Les prestations non faites ne sont pas remboursées. En cas d’importante variation du coût des transports qu’Evasoleil ne pourrait éviter (hausse des billets de train ou d’avion, surtaxe carburant), l’association se réserve le droit de répercuter cette hausse sur le prix du transport.

Les frais médicaux

Les représentants légaux du mineur s’engagent à renseigner tous les éléments connus et importants de la santé du participant dans une fiche sanitaire fournie par EVASOLEIL (voir « livret de voyage » en premier paragraphe). Ils acceptent par avance qu’EVASOLEIL autorise, si nécessaire, une hospitalisation ou une opération chirurgicale conseillée par un médecin. Les représentants s’engagent par avance à rembourser les frais médicaux éventuellement avancés par EVASOLEIL, dès le retour de l’enfant, sur présentation d’un justificatif, au moment de la remise des documents médicaux éventuels.

Modalités de règlement des séjours

La réservation d’un séjour s’effectue par l’envoi d’un premier règlement d’au moins 150 euros par semaine réservée (acompte). EVASOLEIL envoie alors un accusé de réception de la réservation et du premier versement. La famille devra solder le montant du séjour un mois avant la date de départ du séjour. En cas de retard, EVASOLEIL se réserve le droit de céder la place à un autre participant, le séjour sera dans ce cas considéré comme annulé.

Dès réception du solde du séjour, EVASOLEIL envoie à la famille les lieux, heures de rendez-vous du départ du séjour, en fonction de l’option choisie par la famille.

Les règlements peuvent se faire par cartes bancaires, chèques bancaires (compte bancaire français), chèques vacances de l’Association Nationale des Chèques Vacances, virements, bons CAF*, mandat administratif. Tous les règlements doivent être adressés à EVASOLEIL.

Une facture peut être délivrée sur demande, après règlement du solde, par mail à info@evasoleil.com.

*Le paiement par aide de la CAF est accepté sous réserve des conditions générales de cette dernière. Les modalités d’attribution étant variables selon les départements, il convient de vérifier en amont si les droits peuvent s’appliquer sur le séjour réservé. Les bons CAF doivent nous être parvenus avant le départ de l’enfant. Toutefois, si la CAF refuse de verser une partie ou la totalité du prix de l’aide à Evasoleil, l’association sera dans l’obligation de demander ce montant impayé au bénéficiaire de l’aide.
De nombreuses CAF délivrent les aides directement aux organismes grâce au système VACAF. Evasoleil utilise leur plateforme en ligne pour inscrire les bénéficiaires. Si l’enfant n’est pas inscrit dans le logiciel VACAF, il appartient à la famille de prendre contact avec leur CAF.

Annulation du séjour / de la formation

Due au participant :

Plus de 30 jours avant le départ : le premier acompte est conservé (de 150 euros par semaine réservée), dont l’adhésion.
Entre 30 et 14 jours : 50% du montant total du séjour (transport inclus) est conservé par EVASOLEIL, dont l’adhésion.
Moins de 14 jours avant le départ (y compris non présentation au départ) : 100% du montant total (transport inclus) est conservé par EVASOLEIL, dont l’adhésion.

Tout séjour (ou toute formation) entamé est dû en totalité, quelque soit la raison du retour du participant. Les frais de retour en cas de renvoi disciplinaire sont facturés en supplément au responsable de l’enfant (ou à l’organisme ayant inscrit l’enfant) : carburant, péages, frais de repas liés au renvoi, frais de retour de l’accompagnant etc. Aucun remboursement des activités non effectuées ne pourra être demandé à Evasoleil.

Due à EVASOLEIL :

EVASOLEIL se réserve le droit d’annuler ou de modifier un séjour (ou une formation) si les conditions de sécurité ne sont plus respectées ou si le nombre de participants est insuffisant. Dans le cas où le séjour (ou la formation) n’a pas lieu, EVASOLEIL s’engage à proposer si possible une autre destination pour la même tranche d’âge, (ou une formation équivalente) ou de rembourser la totalité des règlements perçus, au choix de la famille. Dans ce cas, EVASOLEIL s’engage à prévenir les familles 14 jours au plus tard avant le départ.
Dans le cas d’annulation d’activité(s), pour cause de sécurité, ou de météo inadaptée, EVASOLEIL proposera aux participants une autre activité pour la remplacer, dans la mesure du possible. En aucun cas, EVASOLEIL remboursera une activité non effectuée par un mineur, quelqu’en soit la raison (choix du mineur, maladie, climat …).

EVASOLEIL est sociétaire de la MAIF couvrant :
La responsabilité civile, c’est-à-dire les dommages corporels ou matériels causés à autrui par un accident, un incendie ou une explosion survenant au cours du voyage.
Le rapatriement, transport compris, en cas de maladie ou blessure du participant si le rapatriement est ordonné par un médecin.
Il est possible pour les familles de souscrire une assurance complémentaire, couvrant certains frais d’annulation par exemple auprès de leur assurance personnelle ou de la MAIF (4% du prix du séjour : Nous contacter).

Lors des séjours et des formations, EVASOLEIL se réserve le droit de filmer et de photographier les participants, notamment pour illustrer les plaquettes de communication des séjours, le site internet… De même, EVASOLEIL autorisera la presse à photographier les participants des séjours, pour des articles locaux ou nationaux.

La responsabilité d’EVASOLEIL n’est pas engagée si une décision légale ou un événement de force majeure extérieure à l’organisation de l’association, forcerait d’interrompre ou d’annuler un séjour ou une formation, sans avoir pu respecter les délais cités plus haut.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable non plus des éventuels vols, détériorations ou pertes des objets personnels des participants.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable des changements d’horaires, de mode de transport, imposés par les différents prestataires de transports.
EVASOLEIL se réserve le droit d’annuler le départ d’un participant n’ayant pas l’ensemble des documents cités plus haut (« Pochette de voyage ») le jour du départ, sans remboursement.
EVASOLEIL ne peut être tenue responsable d’une inscription abusive : Le contractant reconnait avoir la capacité et le droit, seul, d’inscrire le mineur en séjour ou dans une formation.

Conformément à la loi « informatique et libertés » du 6 janvier 1978 modifiée en 2004, vous bénéficiez d’un droit d’accès et de rectification aux informations qui vous concernent, que vous pouvez exercer en contactant l’Association EVASOLEIL.
L’association s’engage à ne pas donner ni vendre les données concernant les adhérents.